CÁCH TẠO THÔNG BÁO SẮP HẾT HẠN TRONG EXCEL

      67

Trong công việc hành chính, nhân sự, việc quản lý hợp đồng lao động rất quan trọng. Hợp đồng lao động có 2 loại: loại xác định thời hạn và loại không xác định thời hạn. Đối với loại hợp đồng xác định thời hạn thì đến khi gần hết hạn chúng ta phải biết để ký hợp đồng mới. Trong bài viết này, ruby-forum.org sẽ hướng dẫn thiết lập thông báo hết hạn trong excel mới nhất. Cùng theo dõi nào


Mục lục

1 Thống nhất thông báo, cảnh báo hết hạn hợp đồng trong excel2 Xác định ngày hết hạn hợp đồng phụ thuộc ngày kí và loại hợp đồng2.1 Dùng Conditional Formatting để tự động cảnh báo thời hạn hợp đồng

Thống nhất thông báo, cảnh báo hết hạn hợp đồng trong excel

Muốn máy tính auto cảnh báo cho chúng ta thì cần phải thống nhất trước về quy tắc, phương pháp hoạt động: Khi nào thì cảnh báo? hướng dẫn cảnh báo như thế nào? Các mức độ cần thông báo ra sao?

Để tiện cho việc theo dõi bài viết, chúng ta sẽ thống nhất theo những quy tắc sau:

Các mức độ cảnh báo

Mức 1: Còn 1 tháng là hết hạnMức 2: Còn 1 tuần là hết hạnMức 3: đang hết hạn

Thời gian căn cứ vào thời điểm cho đến nay và thời gian ký hợp đồng.

Bạn đang xem: Cách tạo thông báo sắp hết hạn trong excel


Phương thức cảnh báo

Tương ứng với các mức cảnh báo lần lượt là:

Mức 1: Tô màu nền vàng nhạt, chữ thườngMức 2: Tô màu nền cam, chữ đậmMức 3: Tô màu chữ đỏ, nền xám nhạt, chữ đậm

Công cụ dùng cảnh báo hết hạn hợp đồng

Trong Excel vừa mới có sẵn tool để sử dụng việc này. Đó là Conditional Formatting – định hình theo điều kiện. Khi thỏa mãn điều kiện mang ra thì Excel sẽ tự động định dạng dữ liệu trong vùng được thiết lập.

Bài này sẽ không nói cụ thể Conditional formatting là gì, cách sử dụng ra sao, mà sẽ chỉ dẫn bạn mẹo làm trực tiếp luôn. Nếu bạn chưa nắm rõ về tool này thì đủ nội lực đọc qua bài viết: cách dùng định hình có điều kiện trong Excel 2010, 2013 và 2016

Xác định ngày hết hạn hợp đồng phụ thuộc ngày kí và loại hợp đồng

Đây là kết quả sau khi đang áp dụng phương thức dựng lại ngày hết hạn hợp đồng tại cột E:

*
Xác định ngày hết hạn hợp đồng phụ thuộc ngày kí và loại hợp đồng

Dùng Conditional Formatting để tự động cảnh báo thời hạn hợp đồng

Dựa trên nguyên tắc auto cảnh báo đang xây dựng ở bước 1, chúng ta sẽ thiết lập phương pháp trong Conditional Formatting như sau:

Chọn all bảng dữ liệu từ A2:E7, sau đó lựa chọn Conditional Formatting trong thẻ HOME

Trong cửa sổ Conditional Formatting lựa chọn New Rule / Use a formulas… (thiết lập phương thức trong Conditional Formatting).

Xem thêm:

Trước khi viết phương pháp chúng ta cần trình bày được logic bằng lời sang dạng công thức:

Nếu Ngày hết hạn là ô trống (không có dữ liệu) thì sẽ không có căn cứ để cảnh báo. do đó phải loại trường hợp giá trị ở cột E là rỗngNếu ngày ở cột E cho đến nay – 30 thì sẽ cảnh báo ở mức 3Nếu ngày ở cột E cho đến nay và > Ngày hiện tại – 7 (trong vòng 1 tuần trước ngày hiện tại) thì cảnh báo ở mức 2Nếu ngày ở cột E cho đến nay – 7 và > Ngày ngày nay – 30 (nằm ngoài mức 2 và thỏa mãn mức 1) thì cảnh báo ở mức 1

Khi đó công thức ở các mức lần lượt là:

Mức 1: công thức là =AND($E2””,$E2>=TODAY()-30,$E2
*
công thức là =AND($E2””,$E2>=TODAY()-30,$E2Mức 2: công thức là =AND($E2””,$E2=TODAY()-7)
*
công thức là =AND($E2””,$E2=TODAY()-7)Mức 3: công thức là =AND($E2””,$E2
*
công thức là =AND($E2””,$E2

quan tâm cố định cột E nhưng không cố định hàng 2 để khi xuống các dòng tiếp theo thì Conditional Formatting sẽ tự động refresh dạng tương ứng để tính kết quả cho đúng.

Kết quả sau khi dùng Conditional Formatting cảnh báo thời hạn hợp đồng

*
Kết quả sau khi dùng Conditional Formatting cảnh báo thời hạn hợp đồng

Như vậy kết quả đã đúng như yêu cầu ban đầu của chúng ta mang ra rồi. Khi đó chỉ cần thay đổi, thêm dữ liệu bất kỳ thì Excel sẽ auto thay đổi cảnh báo tương ứng theo kết quả tính được trong Conditional Formatting.

Lời kết

Như vậy ruby-forum.org đã giưới thiệu cách bạn thiết lập thông báo hết hạn hợp đồng bằng excel rồi. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích được nhiều cho bạn. Xin chào và hẹn gặp lại ở chuyên đề sau nhé!

Hồng Quyên – Tổng hợp

Tham khảo (blog.hocexcel.online,)