CÁCH TRỘN VĂN BẢN TRONG WORD 2003
Phần cuối của loạt bài hướng dẫn sử dụng ứng dụng văn phòng Microsoft Word 2003 đề cập đến cách sử dụng anh tài trộn thư (Mail Merge)
29. Trộn thư (Mail Merge) vào Word 2003
Tính năng trộn thư là một trong trong các tiện ích mà Word 2003 giúp người sử dụng giảm xứng đáng kể thời hạn xử lý văn bản trên vật dụng tính. Nuốm thể, Mail Merge sẽ chèn thông tin dữ liệu khác biệt vào một tư liệu văn bạn dạng cố định bằng cách kết hợp 2 nguồn tin tức làm 1.Bạn đã xem: giải pháp trộn văn bạn dạng từ excel quý phái word 2003
Mail Merge quan trọng đặc biệt hữu ích nếu như như bạn muốn chèn tin tức như tên, tuổi, địa chỉ… trong list để gởi thư mời, thư cảm ơn… Đầu tiên các bạn cần sẵn sàng 2 tập tin văn bạn dạng riêng biệt trước lúc trộn cùng với nhau, một tập tin đã chứa tài liệu dạng danh sách cần chèn vào mẫu mã (nhân viên, tên, tuổi…) tập tin còn lại sẽ cất tài liệu (ví dụ chủng loại thư báo, thư ngỏ…).Bạn đang xem: biện pháp trộn văn bản từ excel lịch sự word 2003
Có thể hiểu cách thức sử dụng Mail Merge trải qua sơ đồ vật như sau:
Để dễ dàng hiểu, nội dung bài viết sẽ triển khai một ví dụ thông dụng, đó là in thư mời cho toàn bộ khách hàng.
Bạn đang xem: Cách trộn văn bản trong word 2003
Thực hiện nay trộn thư:1. Nhập liệu mẫu thư mời, chăm chú phần tên và add khách mặt hàng thì để trống để có thể nhập liệu sau này. Tiếp theo bạn vào thực đơn Tools > Letters and Mailings > Mail Merge
2. Ở thanh công cụ Mail Merge xuất hiện bên phải màn hình Word 2003, lựa chọn mẫu tư liệu là Letters > Next nhằm tiếp tục.
3. Màn hình kế yêu thương cầu chúng ta chọn tập tin nào sử dụng làm tư liệu chính. Trong trường hợp bạn dùng tài liệu hiện tại hành thì chọn Use the current document và nhấp Next.
4. Màn hình tiếp nối bạn chọn nơi nhận, nghỉ ngơi ví dụ này bọn họ sẽ tạo thành một danh sách mới nên chúng ta chọn vào Type a new list, hoàn thành nhấp vào Create…
Khi đó hộp thoại như hình dưới đang xuất hiện.
5. Hộp thoại này có thể chấp nhận được bạn nhập danh sách những trường văn bản cần đưa vào thư của bạn hàng loạt, trường hợp có các trường dư thừa, các bạn xoá bằng phương pháp chọn Customize…, hộp thoại Customize Address List chọn những mục trong Field Names cùng nhấp Delete nhằm bỏ.
Xong nhấp OK, màn hình sẽ quay lại phần New Address các mục nhưng lần này đã được bỏ bớt tin tức không buộc phải thiết, các bạn nhập thông tin vào, nhập ngừng bạn nhấp New Entry nhằm nhập tiếp, cứ cầm lần lượt đến khi hết danh sách rồi chọn Close.
Hộp thoại xuất hiện yêu cầu bạn lưu tập tin, nhấp Save thì màn hình sẽ mở hộp thoại Mail Merge Recipients như sau:
6. Trong vỏ hộp thoại này thì những thông tin các bạn đã nhập sẽ được thể hiện, nhấp OK để đồng ý. Tiếp sau bạn nhấp Next tại thanh Mail Merge, màn hình này sẽ cho chính mình viết thư.
Tiếp theo các bạn nhấp Next làm việc thanh Mail Merge, màn hình soạn thảo đã chuyển những Field thành dữ liệu cho chính mình xem trước, bên trên thanh Mail Merge sẽ hiện ra như sau:
Để xem trước nội dung, các bạn nhấp nút qua đề xuất trên thanh Mail Merge. Tác dụng sẽ xuất hiện thêm như hình:
Nhấp Next nhằm tiếp tục.
Xem thêm: Chia Sẻ 10 Theme Wordpress Thương Mại Điện Tử Xuất Sắc Nhất Cho Năm 2018
9. Màn hình hiển thị này thông báo Mail Merge đã sẵn sàng tạo trộn thư đến bạn, nhằm chỉnh lại những thư bạn nhấp vào mục:
10. Từ bây giờ hộp thoại Merge lớn New Document sẽ xuất hiện, chúng ta chọn All với nhấp OK.
Word 2003 sẽ xuất hiện một tư liệu mới có tiêu đề là Letter 1 và ngôn từ là toàn thể thư đã có trộn trường đoản cú 2 tài liệu ban đầu. Đến đây chúng ta có thể tiến hành in hay giữ gìn vào máy.
30. In tài liệu:
Để in tài liệu ra giấy, chúng ta vào menu File > Print xuất xắc nhấn tổ hợp phím Ctrl + P, vỏ hộp thoại Print sẽ xuất hiện:
Tại hộp thoại này bạn để ý các mục sau:
Printer: hiển thị thông tin của sản phẩm in.Page range: cho phép bạn quy định in trang nào, gồm những mục:All: In tổng thể tài liệu.Current Page: In trang hiện nay thời.Pages: được cho phép bạn nhập số trang đề xuất inVí dụ mong mỏi in trang 1, 2, 4 với từ 7 đến trang 12 thì chúng ta nhập vào như sau: 1,2,4,7-12.
– Copies: chỉ số bạn dạng cần in.
Một số vấn đề cần chăm chú khi in trong Word 2003:
Để in được vào Word 2003 thì máy tính xách tay phải được cài trình tinh chỉnh (Driver) làm việc in.Khi in tư liệu lần đầu, bao gồm thể bạn sẽ gặp tình trạng in ra tài liệu không phải như ban đầu, đó là vì mặc định khi thiết lập driver sản phẩm công nghệ in thì cũng cần sử dụng kiểu giấy là Letter, trong khi giấy in thông thường là A4, bạn phải chỉnh lại tùy chỉnh này trong lịch trình điểu khiển của máy in../.
