Quản lý văn bản bằng excel

      96

Việc làm chủ công vnạp năng lượng, hòa hợp đồng, văn bản… trong các đơn vị chức năng hành chủ yếu, các cửa hàng là siêu đặc trưng. Quản lý giỏi sẽ giúp chúng ta thao tác làm việc kết quả, tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn, tránh lầm lẫn, sai sót, bảo đảm an toàn được trình từ bỏ tiến hành công việc cũng như giải quyết các vụ việc phát sinh được xuất sắc rộng. Tuy nhiên phần lớn bọn họ không tồn tại sẵn phần mềm thống trị quá trình này, mà bắt buộc tự làm chủ bằng Excel. Sau đây Học Excel Online sẽ chỉ dẫn các bạn cách quản lý công văn uống, hợp đồng trên Excel. Chúng ta thuộc mày mò nhé:

1. Những quá trình đề xuất làm để quản lý công văn, hợp đồng

Vnạp năng lượng bạn dạng, giấy tờ, hợp đồng… điện thoại tư vấn thông thường là vnạp năng lượng bản vào doanh nghiệp, cơ sở hoàn toàn có thể chia làm 3 loại chính:

Công văn đến: Đối tượng tự bên phía ngoài gửi văn phiên bản tới cho việc đó ta để triển khai việcCông văn đi: Chúng ta gửi văn uống bản cho đối tượng người dùng mặt ngoàiVăn bạn dạng nội bộ: Sử dụng trong nội cỗ, các đối tượng người sử dụng phía bên trong công ty lớn, cơ quan

Dựa vào đặc thù của các một số loại văn phiên bản này, đề nghị xác định được quá trình, trình tự quản lý, bao hàm các thủ tục:

Tiếp nhận, soạn thảo, ban hànhLưu đưa, cam kết, đóng góp vết, gửi tlỗi, bàn giao…Lưu trữ, bảo quản, sao lưu

2. Cách triển khai trên Excel

Bước 1: Xây dựng các bước, sơ trang bị làm chủ.

Bạn đang xem: Quản lý văn bản bằng excel

Việc lập sơ đồ vật để giúp đỡ họ xác định được trình từ bỏ triển khai, sản phẩm công nghệ tự triển khai các công việc và thời gian tiến hành. Căn cứ vào sơ đồ bọn họ đã biết được công việc sẽ xử trí tới đâu, bao giờ kết thúc, lưu trữ văn uống bản ở đâu.

Cách 2: Xây dựng hạng mục nhóm đối tượng người sử dụng buộc phải quản ngại lý

Trong các bước này bọn họ làm việc với vô cùng nhiều đối tượng:

Bên không tính doanh nghiệp lớn, cơ quan: đối tượng phát hành công văn cho, đối tượng nhấn công văn đi, cá nhân, tổ chức triển khai là đối tác ký kết hợp đồng…Bên trong doanh nghiệp, cơ quan: Các ban ngành, các nhân viên…

Để quản lý giỏi thì chúng ta cần theo dõi và quan sát các đối tượng người sử dụng này theo danh sách để đảm bảo:

Không bị trùng lặpKhông mắc lỗi sai sót trong quy trình nhập tài liệu trên Excel

Danh sách rất có thể tổ chức trên 1 Sheet nlỗi sau:


*

Xây dựng danh mục nhóm đối tượng người dùng nên quản lý


Bước 3: Mngơi nghỉ các sổ thống trị công vnạp năng lượng mang đến, công văn uống đi, văn uống phiên bản nội bộ

Mnghỉ ngơi các sổ quản lý công văn mang lại, công văn đi, văn uống bạn dạng nội bộ. Mỗi sổ mnghỉ ngơi bên trên 1 Sheet

lúc tất cả phát sinh tương quan tới các loại văn uống bạn dạng như thế nào thì bọn họ vẫn tiến hành ghi sổ cho nhiều loại văn bản đó.

Tùy theo thử dùng thống trị, đối tượng buộc phải quan sát và theo dõi nhưng bọn họ đã xác định được những tiêu chí, các tiêu đề cho những cột dữ liệu vào bảng.

Ví dụ: Mẫu sổ cai quản công văn đi sẽ có được kết cấu nhỏng sau:


*

Mlàm việc những sổ quản lý công văn mang lại, công văn đi, văn uống bạn dạng nội cỗ.

Xem thêm: Cách Đăng Ký Facebook, Tạo Tài Khoản Facebook Nhanh Bằng Số Điện Thoại


Trong mẫu mã sổ này hoàn toàn có thể tiến hành một vài tính năng sau:

Việc áp dụng Data Validation để giúp họ thiết lập được ĐK nhập dữ liệu vào vào Sổ, tách hầu như lỗi không nên sót trong quy trình nhập tài liệu, góp họ làm chủ dữ liệu đúng mực, không cần lo việc yêu cầu sửa lỗi vào quá trình nhập.

lấy ví dụ như như sau:


*

Lập sổ cai quản công văn đến


Với mỗi tâm trạng của Công văn đến, chúng ta đang hoàn toàn có thể tùy chỉnh thiết lập vào tác dụng Conditional formatting để tự đụng thông tin công văn nào đã xử lý, công văn uống nào chưa xử lý… nhằm bạn cũng có thể có kế hoạch mang đến rất nhiều Việc này.

Bước 4: Xây dựng công thức tính mã văn uống thư

Mã văn tlỗi hay số hợp đồng là do bộ phận thống trị văn tlỗi, hành chủ yếu trường đoản cú quy định. Tuy nhiên nhằm thống nhất được văn bản này thì họ phải thi công công thức tính tự động, thống tuyệt nhất vào toàn thể Sổ cai quản công văn uống, hợp đồng.

Công thức thường xuyên thực hiện là:

Các hàm khác liên quan tới định hình, ghnghiền nối chuỗi nhằm rất có thể ra được mã theo ý mong muốn.

Trên đó là số đông câu chữ chính đều các bước đề nghị thực hện Lúc họ mong muốn thống trị văn uống phiên bản, hợp đồng, công văn sách vở và giấy tờ trong Excel.

Để nắm rõ bí quyết làm cho chi tiết từng bước một thi công chương trình thống trị công vnạp năng lượng, sách vở và giấy tờ trên Excel ra sao, các bạn cũng có thể tham khảo thêm tại khóa huấn luyện Hành thiết yếu nhân sự Online trường đoản cú A đến Z dưới đây. Trong khi khóa huấn luyện và đào tạo còn cung cấp cho chính mình rất nhiều kỹ năng cần thiết không giống trong công việc Hành chủ yếu nhân sự. Chi ngày tiết xem tại: